e-Fatura ile e-Arşiv Fatura Arasındaki Fark Nedir?
e-Fatura ve e-Arşiv fatura ne zaman kesilir, alıcıya nasıl ulaşır, iptal ve itiraz nasıl yapılır? İki belge türünü örneklerle karşılaştırdık.
OTAĞ Ekibi · · 2 dk okuma
e-Dönüşüme geçen işletmelerin en sık sorduğu soru şudur: “Bu müşteriye e-Fatura mı keseceğim, e-Arşiv mi?” İkisi de elektronik ortamda düzenlenen, aynı yasal değere sahip faturalardır; aralarındaki fark alıcının kim olduğuna ve faturanın alıcıya nasıl ulaştığına dayanır.
e-Fatura: iki kayıtlı kullanıcı arasında
e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine kayıtlı iki e-Fatura kullanıcısı arasında düzenlenir. Fatura, entegratörünüz aracılığıyla GİB üzerinden doğrudan alıcının e-Fatura posta kutusuna iletilir; kâğıda basılmaz, e-posta ile gönderilmez.
- Alıcı GİB'de kayıtlı e-Fatura kullanıcısıdır.
- Fatura alıcının posta kutusuna sistem üzerinden düşer.
- Ticari senaryoda alıcı faturayı kabul veya reddedebilir.
- Gelen faturalar da aynı sistem üzerinden görüntülenir.
e-Arşiv fatura: e-Fatura kullanıcısı olmayanlara
Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse —örneğin nihai tüketiciye ya da sisteme kayıtlı olmayan bir firmaya satış yapıyorsanız— e-Arşiv fatura düzenlersiniz. e-Arşiv fatura alıcıya e-posta, SMS ya da kâğıt çıktı ile ulaştırılır ve bilgileri GİB'e raporlanır.
Hangisini keseceğimi nasıl anlarım?
Kural basittir: alıcının vergi kimlik numarası GİB e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesinde varsa e-Fatura, yoksa e-Arşiv kesilir. Bu kontrolü elle yapmak yerine fatura programınıza bırakmanız hataları önler.
Karşılaştırma tablosu
| e-Fatura | e-Arşiv fatura | |
|---|---|---|
| Alıcı | GİB'e kayıtlı e-Fatura kullanıcısı | e-Fatura kullanıcısı olmayan firma veya kişi |
| Alıcıya ulaşım | GİB üzerinden posta kutusuna | E-posta, SMS veya kâğıt çıktı |
| Kabul / red | Ticari senaryoda mümkün | Yok |
| Hata düzeltme | Ticari faturada red, temel faturada iade faturası | Mevzuattaki koşullarla iptal |
Sık yapılan hatalar
- 1e-Fatura kullanıcısı olan bir firmaya e-Arşiv kesmek: alıcı faturayı sisteminde göremez, muhasebe kayıtları karışır.
- 2Senaryoyu yanlış seçmek: kabul/red süreci isteyen bir alıcıya temel fatura göndermek.
- 3Alıcı bilgilerini her seferinde elle yazmak: cari kartı kullanmak hem hızlı hem hatasızdır.
Birden fazla entegratörle çalışıyorsanız bu kuralları her portalda ayrı ayrı uygulamak zorunda değilsiniz. OTAĞ tüm entegratörlerinizi aynı ekranda toplar.
OTAĞ'ı 14 gün ücretsiz deneyin
Kart bilgisi gerekmez. Tüm entegratörleriniz tek ekranda, web ve mobilde.
Ücretsiz deneyin →Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki ya da mali danışmanlık yerine geçmez. Mevzuat ve uygulama sınırları zaman içinde değişebilir; güncel düzenlemeler için Gelir İdaresi Başkanlığı duyurularını takip edin ve mali müşavirinize danışın.