Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca; OTAQ web sitesi, OTAQ web portalı ve OTAQ iOS ve Android uygulamalarını (birlikte "Hizmet") kullanırken kişisel verilerinizin nasıl işlendiğini açıklar.

1. Veri sorumlusu

Unvan

OTAQ

E-posta

[email protected]

2. İşlenen kişisel veriler

• Kimlik ve üyelik: firma unvanı veya ad soyad, VKN ya da TCKN, yetkili kişi adı.
• İletişim: e-posta adresi, telefon numarası.
• Entegratör hesabı: kullandığınız e-dönüşüm entegratörleri ve bu entegratörlerdeki kullanıcı adlarınız. Entegratör şifreniz varsayılan olarak OTAQ sunucularında saklanmaz; giriş sırasında doğrudan entegratörünüze iletilir. Tek istisna, mali müşavirinize erişim izni vermeniz halinde saklanan şifredir (aşağıda "Mali müşavir erişimi").
• Mali müşavir hesabı (mali müşavirler için): ofis unvanı veya ad soyad, VKN/TCKN, yetkili kişi, e-posta, telefon ve şifrenizin tek yönlü özeti (şifrenin kendisi saklanmaz); mükelleflerinizle eşleşmeler ve geçiş kayıtları.
• Lisans ve cihaz: lisans doğrulama kayıtları; mobil uygulamada lisansın cihaza bağlanması için uygulamanın ürettiği cihaz kimliği. Reklam kimliği, konum, rehber, fotoğraf ya da mikrofon verisi toplanmaz.
• Ödeme: paket, tutar, ödeme tarihi ve sonucu. Kart bilgileri ödeme anında 3D Secure ile doğrudan bankaya iletilir; OTAQ kart numarası, son kullanma tarihi veya güvenlik kodunu saklamaz.
• Destek: talep formları ve e-posta yazışmaları.
• İşlem güvenliği: IP adresi, giriş ve işlem kayıtları, oturum çerezleri.

e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye belgeleriniz entegratörünüzde saklanır. OTAQ uygulamaları bu belgeleri siz görüntülediğinizde veya düzenlediğinizde entegratörünüzden alır ve entegratörünüze gönderir; belgelerinizi kendi sunucularında arşivlemez. Yalnızca belirli IP adreslerinden erişime izin veren entegratörlerde istekler OTAQ aktarıcı sunucusu üzerinden iletilir; belgeler aktarıcıda saklanmaz, yalnızca iletim sırasında şifreli bağlantı üzerinden geçer.

Mali müşavir erişimi

Mali müşaviriniz OTAQ'da ücretsiz bir hesap açtıysa, onu üye olurken seçebilir ya da portaldaki "Mali Müşavir" sayfasından onaylayabilirsiniz. Eşleşme iki tarafın onayıyla aktif olur. Onay sırasında verdiğiniz entegratör şifresi, mali müşavirinizin hesabınıza geçiş yapabilmesi için AES-256-GCM ile şifrelenerek saklanır (şifre entegratöre iletilmesi gerektiği için tek yönlü özetlenemez). Şifre yalnızca sizin açık rızanızla, yalnızca bu amaçla işlenir; mali müşavirinize gösterilmez, yalnızca geçiş anında kullanılır ve her kullanım kayıt altına alınır. Entegratör şifrenizi değiştirirseniz OTAQ'a bir sonraki girişinizde kayıtlı şifre otomatik güncellenir. Rızanızı dilediğiniz an portaldaki Mali Müşavir sayfasından "Erişimi kaldır" ile geri alabilirsiniz; kaldırdığınızda erişim hemen kesilir ve kayıtlı şifre silinir. Onaylanmayan istekler 30 gün sonra, üyeliğiniz silindiğinde ilgili tüm eşleşmeler ve şifreler silinir.

3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

• Üyeliğin açılması, lisansın doğrulanması ve hizmetin sunulması: sözleşmenin kurulması ve ifası (KVKK m.5/2-c).
• Ödemelerin alınması, faturalandırma ve muhasebe kayıtları: hukuki yükümlülük (m.5/2-ç) ve sözleşmenin ifası.
• Deneme hakkının her VKN/TCKN için bir kez kullanılması, kötüye kullanım ve yetkisiz erişimin önlenmesi: meşru menfaat (m.5/2-f).
• Mali müşavire erişim için entegratör şifrenizin saklanması ve kullanılması: açık rızanız (m.5/1); rıza her zaman geri alınabilir.
• Üyelik bitişi, ödeme ve güvenlik bildirimleri ile destek taleplerinin yanıtlanması: sözleşmenin ifası.
• Hukuki uyuşmazlıklarda hakların korunması: bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m.5/2-e).

Kişisel verileriniz pazarlama amacıyla üçüncü kişilere satılmaz veya kiralanmaz; reklam ya da profil çıkarma amacıyla kullanılmaz.

4. Aktarılan taraflar

• Seçtiğiniz e-dönüşüm entegratörleri: girişte ve belge işlemlerinde, yalnızca sizin talebinizle.
• Mali müşaviriniz: yalnızca onayladığınız eşleşme süresince, hesabınıza portal üzerinden erişebilir; entegratör şifrenizi göremez.
• Banka (sanal POS): kartla ödemede ödeme işlemi için.
• Barındırma ve altyapı hizmet sağlayıcıları: sunucu, veritabanı ve yedekleme.
• E-posta gönderim hizmeti (doğrulama kodları ve bildirimler) ile Cloudflare Turnstile (formlarda robot doğrulaması).
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: mevzuatın zorunlu kıldığı hallerde.

E-posta gönderimi ve robot doğrulaması hizmetlerinin sunucuları yurt dışında bulunabilir. Bu aktarımlar KVKK m.9'daki şartlara uygun olarak ve yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde yapılır.

5. Saklama süreleri

• Üyelik ve entegratör kullanıcı adı bilgileri: üyelik süresince ve sona ermesinden sonra en fazla 2 yıl.
• Ödeme ve faturalandırma kayıtları: vergi ve ticaret mevzuatının öngördüğü süre boyunca (10 yıla kadar).
• Deneme hakkının tekrar kullanılmasını önlemek için VKN/TCKN'nin tek yönlü özeti: üyelik silinse de saklanabilir.
• E-postası doğrulanmayan kayıtlar: 48 saat sonra otomatik silinir.
• Güvenlik ve işlem kayıtları: en fazla 2 yıl.

Hesabınızın silinmesini istediğinizde hesabınız hemen kapatılır: girişiniz, oturumlarınız ve lisanslarınız sona erer, verileriniz hiçbir ekranda ve işlemde kullanılmaz. Kayıtlar yalnızca yukarıdaki yasal saklama süreleri ve olası uyuşmazlıklar için erişime kapalı olarak tutulur. Süresi dolan veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

6. Çerezler

Sitede yalnızca oturumunuzu açık tutmak ve güvenliği sağlamak için zorunlu çerezler kullanılır. Reklam, analiz veya takip çerezi kullanılmaz. Formlardaki robot doğrulaması için Cloudflare Turnstile kendi zorunlu çerezlerini kullanabilir.

7. Mobil uygulamalar

OTAQ iOS ve Android uygulamaları bu metinde sayılan verilerin dışında veri toplamaz. Uygulama, girişten sonra lisans bilgisini ve oturum bilgisini cihazınızın güvenli deposunda tutar; uygulamadan çıkış yaptığınızda veya uygulamayı sildiğinizde bu bilgiler cihazdan silinir. Uygulamalar üçüncü taraf reklam veya analiz kitaplığı içermez.

8. Güvenlik

Tüm bağlantılar TLS ile şifrelenir. Lisans bilgileri imzalı belirteçlerle doğrulanır, yönetim paneline iki adımlı doğrulamayla girilir ve üyelik işlemleri değiştirilemez kayıtlarda tutulur.

9. Haklarınız (KVKK m.11)

Veri sorumlusuna başvurarak;

• kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse bilgi talep etme,
• işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, KVKK m.7 şartlarıyla silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu işlemlerin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
• kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz. Başvurularınızı [email protected] iletebilir ya da destek formunu kullanabilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak yanıtlanır. Hesabınızın ve verilerinizin silinmesi için Hesap silme sayfasını kullanabilirsiniz.

10. Değişiklikler

Bu metin güncellendiğinde yeni hali bu sayfada yayımlanır; önemli değişiklikler üyelere e-postayla da bildirilir.