Mali Müşavir İçin e-Dönüşüm Kontrol Listesi: Mükellef Bazlı Aylık Rutin
Gelen kutusu, 8 günlük ticari fatura süresi, e-Arşiv raporlama ve saklama: mükellef bazlı aylık e-dönüşüm kontrol listesi ve çoklu entegratörde nasıl yürütüleceği.
OTAQ Ekibi · · 3 dk okuma
e-Dönüşüm süreçlerinde sorunlar çoğunlukla büyük hatalardan değil, unutulan küçük kontrollerden doğar. Aşağıdaki liste, mükellefleriniz için aylık rutininize temel olabilecek kalemleri içerir. Zorunluluk ve süre gibi konularda kesin bilgi için GİB'in güncel duyurularına ve ilgili mevzuata bakmanızı öneririz.
1. Gelen kutusu
- Mükellefin gelen e-Fatura ve e-İrsaliyelerini gözden geçirin; muhasebe kaydına alınmayan belge kalmasın.
- Beklenen ama gelmeyen belge var mı? Tedarikçiden teyit isteyin.
- Mükellef birden fazla entegratör kullanıyorsa her birinin gelen kutusunu kontrol edin.
2. Ticari faturalarda yanıt süresi
Ticari senaryoda gelen faturaya kabul veya red yanıtı verme süresi 8 gündür; süre dolduktan sonra red yanıtı sistem üzerinden verilemez. Bu nedenle yanıt bekleyen faturaları haftalık olarak ayrı listeleyin. Ayrıntı için ticari fatura, kabul, red ve 8 günlük süre yazımıza bakın.
- Yanıt bekleyen faturaları tutar ve sipariş/irsaliye ile karşılaştırın.
- Hatalı olanlara gerekçeli red, doğru olanlara kabul yanıtı verin.
- Kabul ve red yanıtlarının geri alınamadığını unutmayın; göndermeden önce son kez kontrol edin.
3. Giden belgeler ve belge türü
- Kesilen faturalarda doğru belge türü kullanılmış mı? Alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv gerekir. Fark için e-Fatura ile e-Arşiv farkı yazısına bakın.
- Numaralandırmada boşluk ya da tekrar var mı?
- İrsaliyesi olan faturalarda irsaliye-fatura eşleşmesi doğru mu?
4. e-Arşiv raporlama
e-Arşiv faturaların GİB'e raporlanması, entegratörün sunduğu araçlarla yürür. Mükellef bazında şunlara bakın:
- Dönem içinde kesilen e-Arşiv faturalar raporlanmış mı?
- İptal edilen belgeler mevzuatta öngörülen koşullarla mı iptal edilmiş?
- Rapor durumunda hata ya da bekleyen kayıt var mı?
5. Saklama
Saklama yükümlülüğü mükellefe aittir ve belgelerin orijinal biçimde, istendiğinde ibraz edilebilir şekilde saklanması gerekir. Süreler ve yöntem için e-Faturalar ne kadar süre saklanmalı? yazısına bakın.
- Belgeler yalnızca PDF olarak değil, UBL (XML) olarak da saklanıyor mu?
- Entegratör değişen mükelleflerin eski faturaları bir arşive alınmış mı?
- Mükellefin sözleşmesinin sona ereceği entegratörler var mı? Bitmeden arşiv planı yapın.
6. Erişim ve yetki
- Hangi mükellefin portalına erişiminiz çalışıyor, hangisi kesilmiş?
- İlişkisi sona eren mükellefler için erişim kaldırılmış mı?
- Mükellef entegratör değiştirdiyse yeni bilgiler tanımlanmış mı?
Aylık takvim önerisi
Kontrolleri aya yaymak, ay sonuna sıkıştırmaktan daha az hata üretir. Aşağıdaki dağılım sizin ofisinize göre değiştirilebilir:
| Zaman | Kontrol |
|---|---|
| Her hafta | Gelen kutusu ve yanıt bekleyen ticari faturalar (8 günlük süre) |
| Ay ortası | Giden belge türleri, numaralandırma, irsaliye-fatura eşleşmesi |
| Ay sonu | e-Arşiv raporlama durumu, iptaller, muhasebe kayıtlarının tamamlanması |
| Üç ayda bir | Saklama ve arşiv kontrolü, sona eren sözleşmeler, erişim ve yetki gözden geçirmesi |
Burada önemli olan, kontrolün kişiye değil takvime bağlı olmasıdır. Ofiste biri izne çıktığında rutin aksamamalıdır.
Kayıt tutmanın değeri
Kontrol listesi yalnızca hataları yakalamak için değil, yapılanı göstermek için de değerlidir. Her mükellef için kısa bir not yeterlidir: kontrol tarihi, bulunan sorun, alınan aksiyon ve mükellefe verilen bilgi. İleride bir belgeyle ilgili soru geldiğinde, ne zaman neyin kontrol edildiğini hatırlamak zorunda kalmazsınız. Notları ofis içinde ortak bir yerde tutun; kişisel defterlerde kalan bilgi, kişi yokken kullanılamaz.
Çoklu entegratörde nasıl yürütülür?
Liste kısa; asıl zorluk, her kalemi her mükellef için farklı portalda yapmak. Bunu kolaylaştıran birkaç alışkanlık:
- 1Mükellefleri tek yerde listeleyin. Hangi mükellef hangi entegratörde, erişimi çalışıyor mu, bir bakışta görünsün.
- 2Kontrolü sabit bir sırayla yapın. Her mükellef için önce gelen kutusu, sonra yanıt bekleyenler, sonra giden belgeler.
- 3Bağlantı sorunlarını işin başında çözün. Erişimi olmayan mükellef, kontrol listesinin dışında kalan mükelleftir.
- 4Sık çalıştığınız mükellefleri sabitleyin, gerisi için aramayı kullanın.
Bu akışı destekleyen araç OTAQ Mali Müşavir Portalı: mükellef listesi, bağlantı durumu, sabitleme ve ⌘K / Ctrl+K ile hızlı geçiş içerir. İzibiz, Doğan e-Dönüşüm, Uyumsoft, Uyumsoft Kurumsal, Turkcell e-Şirket, NES e-Dönüşüm, EDM Bilişim, Digital Planet ve Hızlı Teknoloji kullanan mükelleflere aynı yöntemle geçilir. Mali müşavirler için ücretsizdir; erişim, mükellefin onayıyla kurulur ve istediği an kaldırılabilir. Günlük akış için 50 mükellefin portalına tek ekrandan girmek yazımıza da göz atabilirsiniz.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki ya da mali danışmanlık yerine geçmez. Mevzuat ve uygulama sınırları zaman içinde değişebilir; güncel düzenlemeler için Gelir İdaresi Başkanlığı duyurularını takip edin ve mali müşavirinize danışın.